Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego w placówce medycznej

1. Niniejszy Regulamin ma na celu określenie:

a) zasad i celu stosowania monitoringu wizyjnego w placówce medycznej;

b) zasad zarządzania i obsługi systemu monitoringu wizyjnego;

c) zasad bezpieczeństwa związanych z monitoringiem wizyjnym.

2. Ilekroć w treści Regulaminu użyte zostały poniższe określenia, mają one następujące znaczenie:

a) Regulamin – poniższy Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego,

b) Placówka medyczna – podmiot wykonujący działalność leczniczą w rozumieniu art. 2 UDL,

c) Kierownik placówki medycznej – osoba lub osoby uprawnione do kierowania podmiotem wykonującym działalność leczniczą w zależności od przyjętej formy prawnej jej funkcjonowania,

d) Monitoring wizyjny – system zespolonych środków technicznych umożliwiający rejestrację obrazu w placówce medycznej,

e) ADO – Administrator Danych Osobowych w rozumieniu przepisów RODO,

f) IOD – Inspektor Ochrony Danych w rozumieniu przepisów RODO,

g) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),

h) UDL – ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej,

i) KP – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

3. Podstawę prawną dla niniejszego Regulaminu stanowią:

a) art. 23a UDL,

b) art. 22² KP,

c) art. 6 ust. 1a, 1e lub 1f oraz art. 9 ust. 2h RODO,

4. Celem stosowania monitoringu wizyjnego w placówce medycznej jest:

a) zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym na terenie placówki medycznej, w tym w szczególności: pracownikom, współpracownikom, pacjentom, osobom towarzyszącym;

b) zapewnienie ochrony mienia oraz niezbędnego bezpieczeństwa pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność lecznicza;

c) wspomaganie nadzoru medycznego nad pacjentami, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

5. Monitoring wizyjny w placówce medycznej obejmuje pomieszczenia wewnętrzne.

6. System monitoringu obejmuje pomieszczenia ogólnodostępne, a w odniesieniu do pomieszczeń, w których udzielane są świadczenia zdrowotne, jeżeli jest to dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa. System monitoringu może obejmować pomieszczenia, w których są udzielane świadczenia zdrowotne, jeżeli jest to konieczne w procesie leczenia pacjentów lub do zapewnienia im bezpieczeństwa.

7. Pomieszczenia objęte monitoring oznacza się znakiem graficznym lub słowno-graficznym kamery.

8. Przy wejściu do budynku umieszcza się następującą informację:

„Obiekt monitorowany. Monitoring prowadzony jest przez: STOMATOLOGIA Dental4You, Al. Pokoju 83/95 31-564 Kraków w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia. Monitoring obejmuje: wnętrze budynku: wejścia do budynku, hol wejściowy, korytarz, pomieszczenia w których odbywa się przetwarzanie danych wymagające ciągłego monitorowania, pokój pracowniczy, punkt sterylizacji. Informacje dodatkowe dostępne są na stronie internetowej placówki https://www.dental4you.pl „Regulamin Monitoringu Wizyjnego” oraz „Polityka Prywatności”.”

9. System monitoringu wizyjnego w placówce medycznej obejmuje:

a) kamery rozmieszczone wewnątrz budynków;

b) urządzenia wraz z oprogramowaniem służące do rejestracji i podglądu obrazu z kamer, odtwarzania oraz kopiowania nagrań.

10. W placówce medycznej obowiązuje zakaz stosowania atrap kamer.

11. Rejestracji podlega wyłącznie obraz z kamer. Zakazana jest rejestracja dźwięku.

12. Monitoring funkcjonuje przez całą dobę. Decyzję o jego trwałym lub czasowym wyłączeniu może podjąć wyłącznie Kierownik placówki medycznej.

13. Dane z monitoringu obejmują:

a) oznaczenie daty i godziny zarejestrowanego zdarzenia;

b) wizerunek osób, których określone zachowanie zostało zarejestrowane na nagraniu.

14. Z wyjątkiem określonym w pkt 15 Regulaminu, Kierownik placówki medycznej określa czas przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego, uwzględniając możliwości techniczne posiadanego systemu, z zastrzeżeniem, iż czas ten nie może być dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania, a placówka medyczna każdorazowo dąży do maksymalnego skrócenia okresu przechowywania nagrań. Z upływem wyżej wymienionego okresu zarejestrowane nagrania podlegają obowiązkowemu zniszczeniu w sposób trwały. Dopuszczalne jest zniszczenie nagrań poprzez ich automatyczne nadpisanie.

15. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie obowiązujący przepisów prawa lub Kierownik placówki medycznej uzyskał informację, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin maksymalny określony w pkt 12 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Informacja do Kierownika placówki medycznej winna mieć formę Wniosku o zabezpieczenie nagrania.

16. Wniosek o zabezpieczenie nagrania winien zawierać:

a) dane wnioskodawcy;

b) określenie daty, miejsca i przybliżonego czasu zdarzenia, którego dotyczy wniosek;

c) opis zdarzenia;

d) uzasadnienie wniosku, ze szczególnym uwzględnieniem celu wykorzystania nagrania, rodzaju postępowania, w którym przedmiotowe nagranie może być dowodem, określeniem przybliżonego czasu w jakim zostanie wszczęte postępowanie.

17. Kierownik placówki medycznej może żądać od wnioskodawcy dodatkowych informacji, które uzna za niezbędne dla potrzeb rozpatrzenia wniosku, a w przypadku jego pozytywnego zaopiniowania określenia czasu przechowania nagrania zdarzenia objętego wnioskiem. Udostępnienie zabezpieczonych nagrań może nastąpić wyłącznie na rzecz podmiotów i organów uprawnionych do ich otrzymania i przetwarzania zawartych w nich danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

18. W przypadku bezczynności wnioskodawcy lub organów właściwych do poprowadzenia postępowania objętego wnioskiem, w okresie przechowania nagrania, wskazanym przez Kierownika placówki medycznej, nagranie podlega trwałemu zniszczeniu. W sytuacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku, Kierownik placówki medycznej informuje wnioskodawcę o obowiązującej w powyższym zakresie procedurze.

19. Administrator Danych lub inna osoba upoważniona sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:

a) numer porządkowy kopii;

b) okres, którego dotyczy nagranie;

c) źródło danych, np.: kamery na holu;

d) data wykonania kopii;

e) dane osoby, która sporządziła kopię.

20. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje:

1. numer porządkowy kopii;

2. okres, którego dotyczy nagranie;

3. źródło danych, np.: kamera nr……;

4. data wykonania kopii;

5. dane osoby, która sporządziła kopię;

6. podpis osoby, która sporządziła kopię;

7. informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii

21. Nadzór nad systemem monitoringu wizyjnego w placówce medycznej sprawuje bezpośrednio Kierownik placówki medycznej lub upoważniona przez niego osoba.

22. Kierownik placówki medycznej lub upoważniona przez niego osoba dokonuje cyklicznej, nie rzadziej niż 1 raz do roku, weryfikacji legalności i celowości stosowania w placówce systemu monitoringu wizyjnego.

23. W przypadku, w którym Kierownik placówki medycznej wyznacza osobę upoważnioną do realizowania czynności, o których mowa w pkt 19 i 20 Regulaminu, osoba ta zobowiązana jest do składania w powyższym zakresie raportu na każde żądanie Kierownika podmiotu leczniczego, nie rzadziej niż 1 raz do roku.

24. Kierownik placówki medycznej lub upoważniona przez niego osoba uprawnione są do wyznaczenia osoby, do której obowiązków należeć będzie obsługa techniczna systemu monitoringu, w tym zapewnienie bezpiecznego funkcjonowania systemu, usuwanie awarii oraz serwis. Powyższe zadania mogą być realizowane przez podmiot zewnętrzny, na podstawie stosownej umowy zawartej z placówką medyczną.

25. W związku z funkcjonowaniem systemu monitoringu wizyjnego, w placówce medycznej dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Kierownik placówki medycznej realizuje obowiązki ADO, którym jest placówka medyczna. Kierownik placówki medycznej uprawniony jest do wyznaczenia IOD, który realizuje swoje zadania zgodnie z art. 39 RODO.

26. ADO realizuje obowiązki ochrony danych osobowych w związku ze stosowanym systemem monitoringu wizyjnego poprzez:

a) opracowane i wdrożone stosowanych procedur ochrony danych osobowych;

b) umieszczenie czytelnych i widocznych informacji o stosowaniu monitoringu wizyjnego, w miejscach nim objętych;

c) udostępnienie klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu w sposób przyjęty w placówce medycznej;

d) realizacja obowiązku zamieszczenia informacji o stosowaniu monitoringu wizyjnego na stronie internetowej placówki medycznej oraz w ramach Biuletynu Informacji Publicznej (jeżeli posiada), zgodnie z art. 24 ust. 2 UDL;

e) wprowadzenie zapisów dotyczących stosowania monitoringu wizyjnego w regulaminie organizacyjnym placówki medycznej,

21. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Kierownik placówki medycznej.

22. Wszelkie zmiany do Regulaminu wprowadzane są przez Kierownika placówki medycznej w sposób w niej przyjęty.

23. Zapisy niniejszego Regulaminu podlegają okresowej (nie rzadziej niż 1 raz w roku) weryfikacji przez Kierownika placówki medycznej. Weryfikacja obejmuje zgodność zasad wykorzystania monitoringu określonych w Regulaminie z obowiązującymi przepisami prawa za co odpowiedzialność ponosi Kierownik placówki medycznej.